Cependant, la médiation de projet (qui intervient en amont des difficultés et qui accompagne les équipes / partenaires / associés / managers pour fluidifier les relations, sécuriser les étapes clés et instaurer un cadre de travail plus organisé et serein) reste encore assez « confidentielle » et n’est que peu intégrée dans les processus notamment créatifs et d’innovation.
Dans cet échange, les trois médiateurs de Regimbeau (Frédérique Faivre Petit, Katia Pouilly Mazuer & Emmanuel Potdevin) partagent leurs convictions sur ce qu’apporte la médiation de projet, quand ce processus semble adapté aux objectifs et comment elle transforme la dynamique entre les acteurs impliqués.
Katia Pouilly-Mazuer :
La médiation de projet consiste à accompagner un projet (ou des projets) dès sa conception ou dans ses premières phases (et/ou certaines de ses phases « sensibles »), pour sécuriser la coopération entre les différentes parties prenantes : équipes internes, partenaires industriels, chercheurs, prestataires externes, associés … la médiation de projet s’adapte à tous les sujets et environnements de la Propriété Intellectuelle, y compris en intra-entreprises
L’idée n’est pas d’attendre que les tensions émergent mais d’installer, de cocréer un cadre/environnement clair, une gouvernance relationnelle de bonne qualité et des espaces de dialogue ouvert et sain.Ce processus permet de prévenir les incompréhensions, les différences culturelles, les non-dits, de gérer les éventuelles divergences naissantes et d’éviter les blocages qui peuvent engendrer des ralentissements/pertes de tous ordres y compris le projet lui-même.
Emmanuel Potdevin :
En médiation classique, le processus se met en place quand les difficultés sont déjà installées.
En médiation de projet, les acteurs anticipent : la préservation et la sécurité des relations et des objectifs sont au service du projet pour qu’il puisse se dérouler dans la confiance et l’efficacité.
Concrètement, cela veut dire :
- Poser un cadre de collaboration partagé ;
- Clarifier les attentes et les responsabilités ;
- Prévoir avant même qu’elles n’arrivent les modalités pour aborder les divergences ;
- Et offrir aux parties un espace neutre, impartial, indépendant et confidentiel pour ajuster régulièrement les interactions entre les participants.
C’est un réel levier de réussite, en particulier dans les projets complexes ou à forts enjeux.
Frédérique Faivre Petit :
Nous la préconisons le plus souvent lorsque (par exemple) :
- Plusieurs acteurs aux cultures professionnelles différentes doivent coopérer (juristes, ingénieurs, chercheurs, start-up, acteurs publics (…)) ;
- Les enjeux sont sensibles : Innovation, recherche collaborative, co‑développement, partenariats sur le long terme ;
- Les rôles ne sont pas parfaitement définis ou nécessitent d’être ajustés en cours de route ;
- Il existe un historique relationnel chargé qui pourrait rejaillir sur le projet ;
- Le calendrier est serré et la coordination doit être très fluide (…)
Dans l’un ou plusieurs de ces contextes, la médiation de projet sert de “filet de sécurité”.
Katia Pouilly-Mazuer :
Le processus est très agile, bien que certaines étapes clés se répètent généralement :
- Organisation d’une réunion préparatoire entre les acteurs intéressés, leurs éventuels conseils/ressources (consultants externes, Chef de projet par exemples), et le médiateur (neutre, impartial et indépendant par rapport au projet et aux parties).
L’objectif de cette rencontre vise à mieux comprendre le projet, ses enjeux et les attentes des parties (de leurs financeurs, partenaires (…)).
Il y sera également identifié précisément le cadre de la collaboration : Définition ensemble des « règles du jeu », des modes de communication, des points d’attention (…)).
- Des séances régulières d’ajustement seront animées ensuite par le médiateur (le calendrier et la fréquence étant définis être les parties).
- Ces rendez-vous identifieront les signaux (faibles, moyens, forts) et traiteront des éventuelles divergences avant qu’elles ne deviennent des obstacles.
Les parties pourront décider dès l’entrée en médiation de projet du nombre de rendez-vous nécessaires ou se laisser porter par le processus et se réunir à la demande.
La liberté des parties reste entière de poursuivre ou d’interrompre la médiation (à tout moment et sous réserve de prévenance).
La force du dispositif, c’est sa flexibilité : Il s’adapte au rythme et à la maturité du projet.
Emmanuel Potdevin :
Oui, très souvent.La médiation de projet mobilise à la fois des compétences relationnelles et une compréhension fine, précise et rapide d’environnements parfois très techniques.
La co-médiation permet alors d’associer deux sensibilités, deux expériences, deux regards complémentaires.
Par exemple, un comédiateur peut être à l’aise avec les aspects humains et organisationnels, tandis qu’un autre connaît bien les enjeux de propriété intellectuelle ou d’ingénierie.
À deux, les médiateurs perçoivent davantage de signaux (notamment dans le cadre de médiations de projet où les parties peuvent être assez nombreuses) et offrent un accompagnement plus équilibré aux parties.
Frédérique Faivre Petit :
L’un des retours les plus fréquents, c’est : « On a gagné du temps ».
Parce que les « irritants » sont traités très tôt, la coopération est beaucoup plus fluide.Les autres bénéfices constatés, sont aussi :
- Une meilleure compréhension mutuelle des priorités et des contraintes ;
- Une communication plus directe et moins anxiogène ;
- Une gouvernance clarifiée, stabilisée, davantage respectée ;
- Une réduction notable des situations de blocage et/ou des ralentissements ;
Et, au final, des projets qui arrivent plus souvent à leur terme dans de meilleures conditions (et qui donnent envie de collaborer à nouveau ensemble dans le futur).
Katia Pouilly-Mazuer :
À installer les conditions du succès.
Un projet ne se résume pas à un planning, un budget et/ ou des livrables : C’est avant tout des personnes qui doivent travailler ensemble, parfois dans un contexte complexe.
La médiation de projet offre un espace confidentiel, sécurisant et agile qui soutient la collaboration tout au long du chemin.
Emmanuel Potdevin :
C’est un investissement minime au regard des bénéfices.
On gagne en sérénité, en efficacité et en confiance.
Frédérique Faivre Petit :
C’est une façon très concrète de mettre l’humain au service de la performance collective.
Réservez votre « rendez-vous découverte » avec l’un de nos trois médiateurs expérimentés (Frédérique Faivre Petit, Katia Pouilly-Mazuer et Emmanuel Potdevin)
